Pengendalian

1 Pengertian Pengendalian
Pengendalian manajemen adalah proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Sebenarnya, pengendalian lebih mudah tersebar daripada perencanaan. Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan mereka. Bagian penting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif seperti yang diperlukan.

2 Langkah-langkah dalam Proses Pengendalian
Definisi Robert J. Mockler mengenai pengendalian menunjukkan elemen esensial dari proses pengendalian:
Pengendalian manajemen adalah usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendesain sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.

Langkah-langkah itu adalah:

1. Menetapkan standard dan metode mengukur prestasi kerja.
Idealnya, sasaran dan tujuan yang ditetapkan ketika berlangsung proses perencanaan dinyatakan dalam istilah yang jelas dapat diukur termasuk batas waktunya. Hal ini penting karena beberapa alasan. Pertama, sasaran dengan kata-kata yang meragukan, seperti “memperbaiki keterampilan karyawan” hanya berupa slogan kosong sampai manajer mulai menetapkan apa yang mereka maksudkan dengan “memperbaiki” dan apa yang ingin mereka kerjakan dengan sasaran ini-dan kapan. Kedua, sasaran yang kata-katanya tepat lebih mudah dievaluasi ketepatannya dan kegunaannya daripada slogan kosong. Akhirnya, kata-kata yang tepat, tujuan yang dapat diukur mudah dikomunikasikan dan diterjemahkan menjadi standar dan metode yang dapat dipergunakan untuk mengukur prestasi kerja. Kemudahan mengkomunikasikan sasaran dan tujuan dengan kata-kata tepat amat penting untuk pengendalian, karena biasanya ada orang yang ditugasi untuk berperan dalam membuat rencana dan ada orang lain yang ditugasi untuk berperan dalam pengendalian.
Dalam industry jasa, standar dan pengukuran mungkin berupa jumlah waktu pelanggan harus menunggu dalam antrian di sebuh bank, jumlah waktu mereka harus menunggu sebelum telepon dijawab, atau jumlah klien baru yang tertarik oleh kampanye iklan yang diperbaiki. Dalam industry perdagangan, standard dan pengukuran dapat berup penjualan dan target produksi, sasaran kehadiran, produk sisa yang dihasilkan dan yang didaur ulang, dan catatan keselamatan kerja.

2. pengukuran prestasi kerja
Seperti semua aspek pengendalian , pengukuran adalah proses yang berulang-ulang dan berlangsung terus menerus. Frekuensi pengukuran tergantung pada tipe aktivitas yang diukur. Dalam pabrik manufaktur, tingkat partikel gas di udara, misalnya mungkin terus menerus dimonitor untuk keselamatan, sedangkan kemajuan tujuan perluasan jangka panjang mungkin perlu ditinjau oleh manajemen puncak hanya sekali atau dua kali setahun. Begitu pula, pemilih franchise di Mc Donald’s setempat mungkin diharuskan memeriksa waktu pelanggan menunggu secara terus menerus. Sebaliknya, petisi mungkin diajukan kepada California Public Utility Commission hanya lima atau enam kali setahun. Sekalipun demikian, manajer yang baik menghindari periode berkepanjangan berlalu antara dua pengukuran.

3. Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar.
Dalam berbagai cara, ini adalah langkah termudah dalam proses pengendalian. Kompleksitas dianggap sudah ditangani dalam dua langkah pertama. Sekarang masalahnya hanya membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar, manajer mungkin menganggap bahwa “segala sesuatu dalam kendali”. Seperti yang terlibat dalam gambar 2-1, pengendalian tidak harus menganggu dalam operasi organisasi.

4. Mengambil tindakan korektif.
Langkah ini penting bila prestasi lebih rendah dari standar dan analisis menunjukkan ada tindakan yang diperlukan. Tindakan korektif dapat termasuk perubahan dalam satu atau beberapa aktivitas operasi organisasi. Misalnya, pemilik/manajer franchise mungkin menemukan bahwa diperlukan lebih banyak pekerja di meja pemesanan untuk memenuhi standar waktu tunggu lima menit yang ditetapkan oleh Mc Donald’s. sebaliknya, pengendalian dapat mengungkapkan standar yang tidak tepat. Dibawah keadaan ini, tindakan korektif dapat berupa perubahan dalam standar semula bukannya mengubah aktivitas. Prestasi kerja divisi Buick dari GM, misalnya dapat menyebabkan manajemen menaikkan target produksi.